Amigos del Archivo: cómo se le enseña a un territorio a cuidar su memoria

En este vlog

Un archivo no se salva guardando papeles. Se salva cuando alguien los reconoce como propios. Con esa convicción acompañamos la creación del Archivo Histórico Departamental de Bolívar, y de ahí nació Amigos del Archivo Histórico: una estrategia para que la memoria del departamento no terminara encerrada en un depósito.

Empezamos por lo menos vistoso y lo más decisivo: sentarnos a planear. La fase de alistamiento se construyó en mesas de trabajo y espacios de concertación convocados por la Gobernación de Bolívar, donde nos aseguramos de que instituciones y actores sociales estuvieran en la misma conversación antes de que arrancara cualquier actividad. Un archivo histórico se levanta con lineamientos técnicos, sí, pero también con acuerdos.

La convocatoria fue deliberadamente amplia. Se formaron cien personas provenientes de todos los municipios de Bolívar: funcionarios públicos, docentes, gestores culturales, investigadores y líderes comunitarios. Que el departamento entero estuviera representado no fue un detalle logístico, fue una decisión de fondo: la memoria de Bolívar no cabe en su capital. En un mismo salón coincidieron quien produce el documento desde una oficina pública, quien lo enseña en un aula, quien lo investiga y quien lo necesita para defender la historia de su pueblo. Cada uno llegó con una pregunta distinta y todos salieron con la misma respuesta.

Después vino el reconocimiento y relevamiento de información, la fase que le dio cuerpo a todo lo demás. Salimos a terreno: visitamos sitios patrimoniales, revisamos documentos, levantamos registros fotográficos y videográficos. Ver de cerca un fondo documental —el papel envejecido, la caligrafía de otro siglo, la firma de alguien que decidió algo que todavía nos afecta— hace lo que ninguna diapositiva logra: convierte la memoria en experiencia física. Muchos entendieron ahí, y no antes, de qué se trataba todo esto.

Sobre ese material se desarrolló el Diplomado en Historia del Departamento de Bolívar, corazón formativo de la estrategia. Trabajamos la historia del territorio, la riqueza patrimonial del acervo y las buenas prácticas de gestión, preservación y divulgación documental. Combinamos horas presenciales con sesiones virtuales sincrónicas y asincrónicas, para que ni la distancia ni los horarios laborales dejaran a nadie por fuera: con participantes de todo Bolívar, esa flexibilidad no era una comodidad, era la condición para que el proceso existiera.

Hubo un aprendizaje que atravesó todos los módulos. El archivo no es solo un asunto cultural: es una herramienta de transparencia. Así lo entiende la Ley 1474 de 2011 y así lo comprobaron los participantes. Un documento bien conservado, organizado y accesible es la base de la atención al ciudadano y una defensa contra la opacidad. Formar en gestión documental terminó siendo, también, formar en control social.

En paralelo, la divulgación funcionó como pedagogía. Produjimos contenidos, piezas gráficas y material audiovisual para que la historia de Bolívar circulara más allá de los inscritos. Cada publicación fue una clase abierta.

El resultado más valioso no cabe en un acta de cierre. Al final no quedaron cien personas capacitadas: quedó una red con presencia en todo el departamento. Gente en cada municipio, en oficinas y colegios, que hoy sabe qué es una tabla de valoración documental, por qué importa que un expediente no se pierda y a quién llamar cuando aparece un documento antiguo en un baúl.

Eso es exactamente lo que nombra la estrategia. No creamos usuarios del archivo. Creamos amigos. Y un archivo con amigos es un archivo que nadie va a dejar morir.

Amigos del Archivo Histórico · Estrategia de formación ciudadana y participación cultural en el marco de la creación del Archivo Histórico Departamental · Gobernación de Bolívar · 100 personas formadas en todos los municipios del departamento